Comment choisir une salle de réception ?

Vous êtes à la recherche d’une salle de réception à Lyon pour organiser un évènement professionnel ? Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le lieu idéal pour votre prochain événement d’entreprise, conférence ou salon professionnel.

La disponibilité

Avant d’aller plus loin, il est nécessaire de vérifier que la salle de réception soit disponible à la date choisie. Il est important qu’aucun autre évènement n’ait lieu avant le vôtre pour éviter les éventuels retards liés à la logistique. Les salles de réception les plus convoitées doivent être réservées des mois à l’avance. Outre la disponibilité de la salle, il est également important de se renseigner sur les conditions. Il faut s’informer sur les heures d’ouverture et de fermeture de la salle. Cela vous permettra d’adapter le programme de l’évènement en fonction de l’horaire imposé ou de chercher un autre lieu.

La taille

Outre la disponibilité, il faut également vérifier la taille de la salle. Elle doit être assez grande pour pouvoir recevoir tous les invités, mais il ne faut pas qu’elle soit trop vaste non plus. En d’autres termes, il faut que la taille de salle soit adaptée au nombre d’invités. Si elle est trop grande, les invités risquent de ne pas s’entendre et de s’éparpiller. Par contre si elle est trop petite, tout le monde aura sûrement du mal à entrer et à s’installer correctement. Aussi, il est nécessaire de penser au confort des invités lors du choix de la salle de réception.

Les installations

Recherchez une salle qui dispose de toutes les installations nécessaires pour l’événement. Cela comprend le matériel audiovisuel, les plateaux et les microphones. Vous devez également tenir en compte la configuration de la pièce, en pensant à la disposition des sièges et aux zones réservées aux sponsors. Il est aussi important d’envisager la possibilité de faire appel à des prestataires externes pour s’occuper de l’animation et de la décoration.

Les matériels techniques

Les données techniques ne doivent pas être négligées lors du choix de la salle de réception. Il est par exemple important de vérifier que le site propose des bornes de recharge et si un accès Wifi est disponible pour les participants. Déterminez également si un support technique sera mis à votre disposition le jour de l’évènement.

L’accessibilité de la salle

Lors d’un évènement professionnel, l’emplacement est primordial pour maximiser la participation des invités. L’accessibilité est le facteur le plus important dans le choix d’une salle de réception évènementielle. Avant de choisir le lieu, assurez-vous que le transport soit réellement accessible pour que les participants puissent facilement s’y rendre. Vérifier également le parking ainsi que les services offerts, afin de mieux servir vos invités. En effet, une salle de réception ne se limite pas seulement à une grande pièce, mais doit également se parer de tous les services nécessaires aux invités.

L’hébergement

Si l’évènement dure plusieurs jours, il faut prévoir un hébergement à proximité immédiate pour vos invités. Si le lieu n’est pas accessible à pied, vérifiez si l’hôtel propose un service de navette. Dans le cas contraire, prenez en compte la disponibilité et les dépenses des services de taxi ou de voiture pour les participants.

Pertinence du lieu

Le lieu proposé reflète-t-il ou nuit-il à l’image de l’événement? Il est important que le lieu et la salle reflètent l’image de votre entreprise. Pour s’en assurer, faites appel à un professionnel qui peut vous aider à trouver la meilleure salle de réception à Lyon.

Dotation en personnel

Demandez le ratio participants / personnel pour déterminer s’il y aura suffisamment de personnel en service lors de l’évènement. Dans le cas contraire, demandez s’il est possible de faire appel à des prestataires externes pour assurer le service. Vérifiez également s’il y a un coordinateur ou s’il est possible de faire appel à une personne désignée en cas de problème. Tous ces éléments sont essentiels pour assurer le bon déroulement de l’évènement.

Aliments et boissons

La plupart des salles de réception à Lyon proposent des services de restauration et de boissons sur place. Cependant, étant donné que 34% des organisateurs d’événements consacrent la plus grande partie de leur budget à la restauration, veillez à demander si vous avez la possibilité de faire appel à un traiteur externe. En effet, il ne faut pas oublier que les participants ont besoin de se désaltérer même pendant un évènement professionnel. Il faut de ce fait prévoir une pause pour créer une ambiance conviviale et permettre le réseautage.

Trouver une salle de réception à Lyon peut être quelque peu difficile. Pour vous libérer de cette tâche, vous pouvez faire appel à un professionnel. Spécialisé dans le domaine, il peut trouver facilement la salle qui est le mieux adapté à votre évènement. Pour cela, il est nécessaire de lui expliquer l’objectif de la réception et les résultats attendus. Grâce à ces conseils, vous pouvez aborder la planification de votre évènement d’entreprise sans rien manquer.